Fallstudie | Digitale Transformation einer Steuerkanzlei

Fallstudie | Digitale Transformation einer Steuerkanzlei

Die Steuerberater- und Wirtschaftsprüferbranche verändert sich durch die neuen Möglichkeiten der Automatisierung datengetriebener Geschäftsprozesse im Zuge der Digitalisierung umfassend. In einer Steuerkanzlei mit ca. 30 Beschäftigten aus dem Rhein-Sieg-Kreis war die digitale Transformation bereits verankert: Durch den Einsatz digitaler Tools sollte Mandanten eine noch bessere, effizientere und transparentere Beratung angeboten werden. Jedoch wurde im Zuge der Umsetzung deutlich, dass die neuen Anforderungen deutliche Veränderungen in der Arbeitsweise der Beschäftigten bedeuteten. Zudem sollte der digitale Wandel für den zukünftigen Erfolg nachhaltig und gemeinsam mit den Beschäftigten gestaltet werden.

Im Sommer 2019 lernte das Unternehmen die Lern- und Experimentierraum gemäß UnternehmensWert:Mensch in einem Vortrag von Saskia Dörr kennen  und erkannte schnell, dass diese Methodik das Unternehmen auf dem Weg unterstützen  könnte. Saskia Dörr wurde gebeten, ein agiles Projekt über mehrere Monate mit einer mitarbeiterzentrierten Methode zu begleiten und damit die Grundlage für weitere Veränderungen zu legen.

Es sollte gemeinsam mit den Geschäftsführern und einer Gruppe von MitarbeiterInnen ein Lern- und Experimentierraum etabliert werden. Die Methode hat folgende zentrale Eigenschaften:

  • Inkrementell
  • Kurzzyklisch
  • Konsequent beteiligt
  • Sozial dynamisch
  • Rollenbasiert

Das Vorgehensmodell in der Grafik rechts fasst dies zusammen.

Die Aufgabe bestand zunächst in der Identifikation der Kernherausforderungen für das Unternehmen in der digitalen Transformation. Daraus wurden mittels Interviews Optionen für Thema und Ziel des Experimentierraums erarbeitet. Im Kickoff wurde dieses gemeinsam festgelegt, sowie der Rahmen des Lern- und Experimentierraums mit unterschiedlichen Rollen und zeitlichem Ablauf in drei Arbeitsphasen etabliert. Es wurden drei Arbeitsphasen und drei Lenkungskreise durchgeführt. Weitere Aufgaben im Rahmen der Prozessbegleitung waren die Teamentwicklung mit Methoden aus dem Design Thinking, agilem Arbeiten, Projektmanagement sowie Change Management, die Moderation der Planungssitzungen und Lenkungskreise, das Coaching der Lab-Teamleitung sowie die Sicherung der Ergebnisse.

Alle Beteiligten nahmen ihre neuen Rollen vorbildlich an, die Beschäftigten formierten sich schnell zum neuen Lab-Team und zeigten ein enorm hohes Engagement. Mit ihren herausragenden Ergebnissen in den unterschiedlichen Arbeitsphasen überraschten sie die Geschäftsführung wiederholt. Die Coronakrise ab März 2020 unterbrach den Experimentierraum für drei Wochen, wurde aber dann von den Home Offices aus virtuell und digital weitergeführt.

Die Evaluationssitzung im Mai 2020 bestätigte die erfolgreiche Zusammenarbeit der letzten Monate. Es gab eine einhellig herausragende Bewertung für den durchgeführten Piloten (siehe Chart rechts). Die Beschäftigten hatten gemeinsam mit der Geschäftsführung „unsicheres Terrain“ betreten und wurden belohnt. Neben den geschäftlichen Zielen, die das Projekt erreichen sollte, wurde eine Reihe von zusätzlichen Ergebnissen erreicht (siehe Brainstorming-Ergebnis rechts). Trotz zusätzlicher Belastung wurde das Erleben von den Beteiligten als bereichernd empfunden und damit ein maßgeblicher Beitrag zur gemeinsamen digitalen Transformation der Steuerkanzlei geleistet.

Aufgrund des Erfolgs der gesamten Methodik (siehe Chart unten) entschloss sich die Geschäftsführung die Methode im gesamten Unternehmen auszurollen und bat Saskia Dörr, sie dabei weiter zu begleiten.

Experimentierräume im Programm UnternehmensWert:Mensch

Experimentierräume im Programm UnternehmensWert:Mensch

Prozessbegleitung im BMAS-Förderprogramm „UnternehmensWert:Mensch“

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) empfiehlt eine Erprobung neuer Arbeitsweisen in der betrieblichen Praxis. Für das Programm unternehmensWert:Mensch plus (uWM) plus wurde unter wissenschaftlicher Begleitung eine innovative Vorgehensweise entwickelt und in der Praxis erprobt, die sog. „Lern- und Experimentierräume“. Sie sollen KMU und öffentliche Organisationen bei der Anpassung an die Herausforderungen des digitalen Wandels unterstützen. Kompakte Information zum Programm uWM plus findet sich hier.

Das BMAS fördert gemeinsam mit dem Europäischen Sozialfonds  die Unternehmenstransformation mittels Lern- und Experimentierräumen. Weitere Informationen zur Förderung auf der Website der Initiative neue Qualität der Arbeit (INQA). Unternehmen können an unterschiedlichen Stellen ansetzen, um im Digitalen Wandel fit zu sein. Das Programm uWM sieht unterschiedliche Gestaltungsfelder für Experimentierräume vor.

Diese sind:

  • Neue Geschäftsmodelle und Innovationsstrategien
  • Produktionsmodell und Arbeitsorganisation
  • Personalpolitik, Beschäftigung und Qualifizierung
  • Sozialbeziehungen und Kultur
  • Führung, berufliche Entwicklung und Karriere
  • Arbeitsplatz der Zukunft, Arbeitszeit- und Leistungspolitik

Mehr zum Nutzen von Experimentierräumen für Unternehmen mit vielen Praxisbeispielen auf der Website hier.

Saskia Dörr ist autorisierte Prozessberaterin im Förderprogramm UnternehmensWert:Mensch und uWM plus. Damit kann unsere Beratung bezuschusst werden.

Veröffentlicht im Januar 2018 auf wiseway.de